Inte lika kraftfullt som dess motsvarighet, Microsoft Word, Docs har ett par knep i ärmen som hur man skriver docs.new i URL skapar automatiskt ett nytt dokument. Allt var enkelt förutom att använda Google Docs offline. Hur gör man det?
Hur man använder Google Docs offline
Funktionen borde ha varit tillgänglig som standard på alla plattformar för att se hur Google tar en web-first-strategi för alla sina appar. De erbjuder inte stationära appar. Bara webbversion och mobilappar för Android och iOS. Internetanslutningen har förbättrats under de senaste decennierna, men den är fortfarande inte tillgänglig 24 × 7.
Läs också: Hur man laddar ner bilder från Google Docs
Innan vi börjar
Du behöver Google Chrome-webbläsare eller en Chromium-baserad webbläsare som Microsoft Edge eller Brave. Det beror på att vi kommer att installera ett tillägg som heter Google Docs Offline och som utvecklades internt av Googles team. Undrar varför gå förlängningsvägen och inte bygga funktionaliteten i Docs-appen? Jag menar, du kan inte installera det tillägget på din smartphone-app, eller hur?
Det betyder att Safari- och Firefox-användare är ute och inte har något annat alternativ än att hålla koll på deras internetanslutning.
Observera att även om tillägget tydligt nämner Google Docs i själva namnet, fungerar det lika bra för andra Google-appar som Slides, Sheets och Forms. Det är ett klassiskt fall av dålig namngivningspolicy. Jag kommer bara att använda Google Dokument i det här exemplet.
Läs också: 9 bästa Google Docs-tillägg för att få ut det mesta (2020)
Använda Google Docs offline i webbläsaren
Jag kommer att anta att du redan har installerat tillägget genom att klicka på knappen Lägg till i Chrome. Du kan behöva starta om din webbläsare en gång för att få den att fungera korrekt men vanligtvis krävs det inte.
Öppna Google Docs startskärm, inte ett nytt Google Docs-dokument, och välj Inställningar på menyn.
Du kommer att se ett nytt alternativ Offline i popup-fönstret som följer som tidigare inte var tillgängligt. Aktivera det och klicka på OK längst ner för att spara inställningar. Men vänta, du är inte klar än.
Du behöver inte aktivera den här inställningen separat för Presentationer, Kalkylark eller andra Google-appar. Att göra det i en app gör det möjligt överallt.
Vad som händer här är att endast nyligen skapade eller redigerade filer kommer att vara tillgängliga för offline redigering. Varför? Eftersom Google vill spara plats lokalt finns det på din hårddisk / SSD. Om det finns ett viktigt dokument som du alltid vill kunna komma åt offline måste du aktivera det manuellt för det specifika dokumentet.
Hitta dokumentet eller sök efter det i listan och klicka på trepunktsmenyikonen bredvid det för att växla till alternativet Tillgänglig offline.
Det finns inget sätt att göra detta för alla eller utvalda dokument i bulk. Du måste göra det individuellt för varje Google Docs-fil som du vill ha tillgänglig offline.
Läs också: Hur du chattar i Google Docs och varför du borde
Använda Google Docs offline på smartphones
De flesta tillägg fungerar inte på Android- och iOS-smartphones, så hur använder Docs eller andra Google-appar offline? Mobilt internet fungerar bra i städer men de misslyckas ofta när du behöver dem mest när du reser och på resan. Lyckligtvis fungerar samma metod ovan också på smartphones.
Välj det dokument som du vill arbeta offline och välj Gör tillgängligt offline alternativ i popup-menyn som öppnas längst ner på skärmen. Filer som du har valt att göra offline kommer att ha ett grått märke på dem.
Vill du automatisera processen? Öppna Inställningar i Google Docs mobilapp och aktivera Gör senaste filer tillgängliga offline-alternativ.
Vad den här inställningen kommer att göra är att be Docs-appen att aktivera offline-knappen för alla filer som du nyligen öppnade och redigerade. Du behöver inte göra det manuellt såvida det inte nås av dig nyligen.
Vad händer när du tar dokument offline
När du öppnar filen på din smartphone eller skrivbord ser du ett blixtmärke längst upp till höger. Det betyder att du har öppnat offlineversionen av dokumentet och inte onlineversionen. Användbart att veta, för om du arbetar med ett delat dokument finns det en möjlighet att någon annan har uppdaterat dokumentet och du är omedveten om det faktum. Dokument uppdateras nästa gång du är online.
Google Docs Offline-tillägget fungerar bara på ett Google-konto. Om du har flera konton och byter till det andra kan du inte skapa eller redigera dokument offline. Att följa stegen ovan fungerar inte eftersom du får ett meddelande om att de redan är slutförda.
Du kan inte ladda upp bilder eftersom det kräver en aktiv internetanslutning. Google Docs levereras med en stavningskontroll som hjälper dig att skriva snabbare och bättre men det fungerar inte heller i offline-läge. Allt annat kommer att fungera bra.
Läs också: Transkribera automatiskt YouTube Video / Audio med Google Docs
Förpackning: Google Docs offline
Jag önskar att Google kunde ha bakat och aktiverat offlinefunktionen som standard i Google Docs istället för att behöva installera ett tillägg. Processen är lätt att följa men användarna behöver inte. Annat än det fungerar som en charm och är lätt att implementera när du vet att den finns. Det är tråkigt att Firefox- och Safari-användare har utelämnats.
Om du har några tvivel eller förslag, låt oss veta i kommentarfältet nedan så gör vi vårt bästa för att hjälpa dig.
